bv

Бизнес-процессы в Битрикс24

Бизнес-процессы в Битрикс24

Ежедневно сотрудникам компаний приходится сталкиваться со стандартными операциями, которые можно и нужно автоматизировать. В статье мы расскажем, как настроить бизнес-процессы в Битрикс24.

Что компания получает от автоматизации

В каждой организации есть свой регламент оформления внутренних документов. Зачастую его выполнение не обходится без длительных прогулок по офису за подписями, необходимости согласования действий с другими подразделениями, поиска ответственных лиц. Утверждение простого документа может растянуться на несколько дней или даже недель.

Если подсчитать, сколько времени уходит на ежедневную рутину, то получится ощутимое количество человеко-часов, которые сотрудник мог бы потратить на принесение прибыли, а не хождение по кабинетам.

Нерациональное распределение рабочего времени выливается в убытки, возрастающие пропорционально размеру компании. От этой и многих других проблем избавляет автоматизация бизнеса, которая предоставляет следующие преимущества:

  • эффективное использование рабочего времени;
  • повышение скорости выполнения операций;
  • полный контроль над документооборотом;
  • систематизация задач;
  • отлаженное взаимодействие сотрудников, отделов, подразделений;
  • минимизация ошибок;
  • прозрачная цепочка ответственных лиц;
  • уменьшение влияния человеческого фактора;
  • экономия времени и ресурсов.

Настройка CRM актуальна не только для крупных компаний, но и средних и малых. В малых и средних организациях эффект достигается за счёт ограниченного числа процессов. Автоматизация даже нескольких из них даёт существенный прирост экономических показателей в сжатые сроки. В крупных организациях число процессов практически неограниченно, поэтому проводится масштабная и длительная работа, результатом которой является значительное увеличение KPI.

Типы бизнес-процессов в Битрикс24

Процессы в Битрикс – это последовательность действий по обработке документов, учитывающая точки входа и выхода и соблюдающая заданные условия. Они подразделяются на несколько типов:

  •  Общие: Компания – Процессы;             

Типовые процессы, которые часто используют сотрудники компании. Они могут запускать их самостоятельно, например, заявление на отпуск.

  •  Мои процессы: вкладка Мои процессы;

Сотрудник является участником такого процесса. Для удобства поиска имеется фильтр.

  •  Процессы в CRM: CRM – Настройки – Автоматизация – Бизнес-процессы;  

Создаются и редактируются с помощью встроенного графического конструктора на основе наглядной блочной структуры. Для несложных процессов хватает встроенных инструментов и данных. Для ввода своих параметров требуются технические навыки и знания PHP. В этом же разделе Автоматизация можно оптимизировать продажи, настроив распределение лидов для менеджеров. Это сэкономит время на обработку заявок и уменьшит издержки компании.

Шаблоны процессов в Битрикс24

Сервис для управления бизнесом Битрикс содержит готовые шаблоны для создания типовых процессов:

  •  Счет на оплату;
  •  Заявление на отпуск;
  •  Заявление на командировку;
  •  Выдача наличных;
  •  Входящие документы;
  •  Исходящие документы.

Они доступны в бесплатном тарифном плане, но в нем нельзя запускать одновременно больше 5 процессов. В тарифе Команда ограничение составляет 50, в тарифе Компания ограничений нет.

Шаблоны для работы с лидами:

  •  Обработка лида;
  •  Обработка контакта;
  •  Выполнение по стадиям;
  •  Сделка интернет-магазина.

Каждый процесс настраивается под нужды конкретного пользователя или решения определенной задачи. Если возможностей готовых шаблонов недостаточно, то их можно скачать или купить на специальных площадках. Также в автоматизации помогут роботы Битрикс, о которых мы писали в одной из наших статей.

Конструктор процессов в Битрикс24

Для создания собственных процессов в Битрикс встроен визуальный конструктор. Алгоритм строится из цепочки блоков, описывающих каждую стадию обработки задачи. Они берутся из каталога действий и перетаскиваются в окно программы. Для каждой стадии настраиваются ответственные лица и индивидуальные опции.

Встроенных инструментов хватает для написания большинства бизнес-процессов, встречающихся в компаниях. Для ввода собственных переменных используется среда PHP. Имеется возможность интеграции с сайтом, что открывает большие перспективы для взаимодействия с клиентами через веб-ресурсы.

Простейший пример автоматизации процесса – это обработка заявки клиента. Потенциальный клиент позвонил в нерабочее время, система зафиксировала звонок и отправила данные менеджеру. Он, придя на работу, видит заявку с номером телефона и звонит клиенту. Если заявка отправлена через сайт, то данные попадают к другому менеджеру, ответственному за этот канал.  

Настройка бизнес-процессов в Битрикс24 обеспечивает эффективную работу с документами и заявками внутри компании. Автоматизация минимизирует участие человека в рутинных процессах и экономит ресурсы компании. 

 

С чего начать автоматизацию бизнес-процессов

 

Основную сложность представляет не сам процесс автоматизации, а процесс построения бизнес-процесса. Многие компании в теории знают, что это такое, но на практике расписать не могут.

 

Бизнес-процесс с точки зрения компании – это последовательность действий сотрудника или сотрудников, приводящая к конечному результату. Например, производство продукции, продажа товара, оказание услуги, прием нового сотрудника, покупка оборудования для нужд компании и т.д. В этой цепочке могут участвовать несколько сотрудников и отделов.

 

Поэтому автоматизацию бизнес-процессов начинают с написания их на бумаге и определения действий для каждого звена. Схема должна быть простой и понятной. Уже при ее составлении будут видны плюсы и минусы того или иного алгоритма.

 

Разберем поэтапно один пример от составления схемы до ее реализации в Битрикс24.

 

Составление схемы бизнес-процесса

Составим алгоритм покупки оборудования для нужд отдела компании. Например, отделу продаж понадобился новый компьютер. Поэтапно распишем весь процесс с указанием нужных документов:

  1.  Руководитель отдела продаж (РОП) отправляет заявку на покупку компьютера директору на согласование (заявка, счет);
  2.  Директор согласовывает заявку и отправляет ее в бухгалтерию на оплату (заявка, счет);
  3.  Главный бухгалтер получает заявку и назначает ответственного за исполнение (заявка, счет);
  4.  Бухгалтер оплачивает счет и передает бумаги в отдел снабжения (доверенность, чек);
  5.  Сотрудник отдела снабжения отправляется к поставщику и забирает компьютер (доверенность, чек);
  6.  Снабженец передает компьютер в отдел продаж и отправляет подтверждающие документы в бухгалтерию (счет-фактура, накладная).

 

Это условный алгоритм. По факту в нем могут появиться дополнительные звенья и условия. Например, комплектацию компьютера надо будет дополнительно согласовывать в IT-отделе или снабженец передает компьютер не сразу в отдел, а через склад.

 

Реализация бизнес-процесса в Битрикс24

 

Главная задача бизнес-процесса в Битрикс24 – не правильное оформление заявок или заполнение документации, а организация непрерывности. То есть если процесс запустился, он не должен остановиться из-за человеческого фактора. Например, один из участников может забыть передать заявку дальше, тогда бизнес-процесс не закроется.

 

Непрерывность должна быть реализована с помощью CRM. Для этого в системе есть два способа оповещения участников: задание и задача.

Задание – это действие, на выполнение которого не требуется много времени. В примере это директор. Для утверждения заявки на покупку компьютера не нужно много времени.

 

Задача – действие, выполнение которого может занять от нескольких часов до нескольких дней. Задачи поручают критически важным участникам бизнес-процесса, часто непосредственно связанным с денежными средствами. В примере это бухгалтер, который оплачивает счет. Их может формировать CRM или участник процесса (постановщик). Исполнение контролирует сама система или один из участников (наблюдающий). Плюс на исполнение дается определенное время.

 

Для наглядного контроля каждому этапу присваивают статус. Он показывает, на какой стадии находится текущий бизнес-процесс. Например, заявка подана/не подана, утверждена/не утверждена и т.д.

 

Пример бизнес-процесса в Битрикс24

 

Как будет выглядеть бизнес-процесс покупки компьютера с точки зрения специалиста по внедрению Битрикс 24:

  1.  Создание заявки – РОП создает документ на покупку;
  2.  Оповещение директора в CRM и по почте – РОП передает заявку директору на утверждение;
  3.  CRM ставит директору задачу по утверждению заявки – директор изучает документы;
    1.  Заявка возвращается автору, процесс закрывается – директор не утверждает заявку;
    2.  Автору заявки приходит уведомление о подтверждении – директор утверждает заявку;
  4.  CRM оповещает главного бухгалтера о заявке – директор передает заявку в бухгалтерию;
  5.  Главному бухгалтеру ставится задача на ознакомление с заявкой – главный бухгалтер читает документ;
  6.  Бухгалтеру ставится задача по оплате документа, постановщиком является главный бухгалтер, наблюдающим – РОП (автор), срок – 5 дней – главный бухгалтер передает заявку подчиненному;
  7.  Задача по оплате документа закрывается – бухгалтер оплачивает счет и прикрепляет к заявке необходимые документы;
  8.  Снабженцу поступает сообщение о заявке – бухгалтер отправляет заявку в отдел снабжения;
  9.  Сотруднику отдела снабжения ставится задача о доставке товара, постановщик – директор, наблюдающий – автор заявки, срок – 5 дней – снабженец выезжает к поставщику за товаром;
  10.  Снабженец закрывает задачу о доставке товара – компьютер передается в отдел продаж;
  11.  Снабженцу ставится задание о сдаче документов в бухгалтерию – снабженец передает бумаги в бухгалтерию, бизнес-процесс закрывается.

 

Битрикс24 контролирует весь ход бизнес-процесса и оповещает всех участников о необходимости выполнения задания или задачи. Процесс дополнительно контролируют и некоторые участники процесса (обычно авторы заявок). Так заявки не потеряются и не забудутся. По такому же принципу автоматизируются и другие бизнес-процессы компании.

 

Варианты автоматизации бизнес-процессов в Битрикс24

 

Функционал Битрикса предоставляет 5 вариантов автоматизации. Каждый из них решает определенный тип задач.

 

Бизнес-процессы в Ленте

Предназначены для автоматизации внутреннего документооборота компании. Например, заявление на отпуск, командировку, увольнение. Отличительная особенность процессов в Ленте – клиенты в них не участвуют.

Все заявки перемещаются только между отделами, заложенными в бизнес-процесс. В случае заминки система показывает причину остановки и оповещает ответственных лиц.

 

Бизнес-процессы в сущностях

Задача процессов в сущностях – автоматизация взаимодействиях с клиентом. Например, обработка заявки или звонка, напоминание сотрудникам о встречах или звонках и т.д.

 

Доступно 4 вида сущностей – областей хранения структурированных данных:

  •  Лид – отслеживает рутинное общение с клиентами (консультации, обсуждение рабочих моментов);
  •  Контакты – хранятся контактные данные клиентов или сотрудников партнеров;
  •  Компании – находятся данные о юридических лицах (клиенты и партнеры);
  •  Сделки – фиксируется информация о заявках и сделках.

При автоматизации важно правильно выбрать сущность. Если ошибиться, то часть данных будет теряться.

 

Бизнес-процессы в файлах

Ориентированы на отделы компании, которым приходится создавать, редактировать и удалять файлы (документы). Здесь бизнес-процессы автоматизируют процесс согласования документа.

Ручное утверждение занимает гораздо больше времени, и его трудно контролировать. Передача контроля этого процесса Битриксу экономит рабочее время сотрудников и финансы компании.

Бизнес-процессы в списках

Служат для автоматизации сбора информации от сотрудников и отделов внутри компании. Например, сбор данных об объекте, материале, оборудовании, вакансиям и т.д.

Бизнес-процессы в списках нужны для контроля и систематизации данных. Без них они могут смешаться или потеряться.

Роботы и триггеры

Роботы – это автоматизированный алгоритм, запускающий процесс при переходе элемента в определенный статус. Например, робот может сформировать задачу для сотрудника на определенном этапе сделки.

Триггеры – алгоритмы, срабатывающие в ответ на событие. Например, клиент заполнил форму на сайте – триггер запускается и отправляет задачу сотруднику на обработку заявки.

 

Итоги

 

Настройка бизнес-процессов в Битрикс24 обеспечивает автоматизацию внутреннего документооборота компании, взаимодействия с клиентом, сбора данных. За счет этого экономится рабочее время сотрудников, снижается влияние человеческого фактора и уменьшаются накладные расходы.

Автоматизация бизнес-процессов начинается с их раскрытия на бумаге – участники, действия, документы, последовательность. Затем специалисты реализуют процессы в CRM с помощью встроенного конструктора. В некоторых случаях применяют PHP.

В Битрикс24 есть готовые шаблоны бизнес-процессов. Освоить их можно и без помощи программистов. Платные тарифы дополнены роботами и триггерами.

 

Хотите внедрить Битрикс24, автоматизировать бизнес-процессы, наладить документооборот? Белая Ворона выполнит задачи любой сложности. Обсудим Ваш проект? Позвоните или напишите нам.

 

Если Вам понравилась статья - ставим лайк и делимся ей в социальных сетях. Хотите получать больше полезных статей? Подпишитесь на рассылку. Раз в неделю пишем коротко про интернет-маркетинг.  

 

Подпишитесь на наш блог

Обсудим Ваш проект?

Вам также может понравиться